Автоматизация ввода данных из первичных бухгалтерских документов

Работа с электронными документами более удобна и финансово выгодна, если сравнивать её с бумажным документооборотом. В настоящее время многие компании стремятся перевести документооборот в электронный вид. Но на данном этапе развития технологий в нашей стране полностью отказаться от использования бумажных документов не получается. Вариант для организации электронного учета – перевод бумажных документов в электронный вид.

Путем потокового сканирования бумажные документы оцифровываются, затем распознаются, данные вносятся в учетную систему, а скан-копии помещаются в электронное хранилище. Весь процесс происходит автоматически, при минимальном участии человека.

Автоматизация работы с так называемой бухгалтерской «первичкой» обеспечивает:

Прозрачность процессов обработки бухгалтерских документов;
Снижение количества ошибок за счет упразднения монотонного ручного ввода данных;
Снижение вероятности потери или полной утраты документов и данных;
Сокращение времени поступления документов в учетную систему с последующим формированием бухгалтерской отчетности.

Всё это помогает повысить общую эффективность работы с документами в компании, повысить эффективность бизнеса в целом.

ЗАДАЧА:

Сотруднику бухгалтерии, осуществляющему ввод данных с бумажных финансовых документов в учетную систему, приходится выполнять ряд монотонных операций, таких как ручной ввод с бумажного оригинала в программу, и сверка номенклатурных позиций со справочниками учетной системы. Кроме того, стандартная форма работы с первичной бухгалтерской документацией, при отсутствии электронного хранилища документов, предполагает ксерокопирование документов (расход времени сотрудников и бумаги). Все это ведет к высокой стоимости и низкой скорости обработки одного документа.

Скопление очереди на обработку финансовых документов и задержки финансовых «проводок», задерживают движение денежных средств, как следствие может возникнуть ухудшение отношений с поставщиками, а также штрафы по окончании отчетных периодов.

РЕШЕНИЕ:

Решением задач по увеличению скорости обработки документов, сокращению затрат на эту процедуру и ликвидации ошибок, является внедрение системы автоматического ввода и обработки финансовых документов.

Процесс ввода документов в систему с использованием решения CORRECT выглядит следующим образом:

Товарные накладные, счета, счета-фактуры, акты и другие документы, подлежащие обработке сотрудниками бухгалтерии, сканируются в потоковом режиме. Этот этап может выполняться на местах или централизованно, что зависит от конкретных условий работы в компании.

Отсканированные копии документов отправляются на сервер автоматического распознавания для извлечения из них значимой информации. Этот этап выполняется на базе специализированного программного обеспечения ABBYY FlexiCapture без участия людей. Автоматическое распознавание настраивается в процессе интеграции решения под каждый конкретный документ, точность полученных данных достигает показателя 100%, и может зависеть от вида документа (структурированность, однотипность формирования) и от отображения документа (качество сканирования, наличие печатей, перекрывающих символы и т.д.)

Часть отсканированных документов может потребовать визуального просмотра оператором и корректировки. Это этап называется верификацией. К верификации предлагаются документы, содержащие неоднозначно распознанные символы – плохо отсканированные, перекрытые печатью, спорный вариант буква/цифра и др. А также этап верификации предполагает работу по сверке извлеченных данных о товарах и организациях со справочниками учетной системы компании. Посимвольную верификацию и сопоставление номенклатур, которые не вызывают сложности при подстановке из справочника, могут выполнять низкоквалифицированные сотрудники. В случаях, когда выбор вызывает сложности, верификация передается высококвалифицированным сотрудникам – бухгалтерам. Это самый оптимальный вариант работы, позволяющий экономить трудовые и временные ресурсы, достигая при этом самых высоких показателей точности данных.

Верифицированные данные выгружаются в файлы заданного формата и передаются в учетную систему. Теперь они становятся доступны для дальнейшей обработки – выполняются бухгалтерские операции, оплачиваются счета и т.д. А отсканированный образ документа помещается в электронное хранилище и доступен для просмотра в любой момент времени.

Автоматизированный ввод бухгалтерских документов можно представить схемой:

Схема автоматизированного ввода данных для бухгалтерии

ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ:

Обследование и сбор информации, составление технического задания. Заказчик предоставляет данные по объему документооборота, виду используемых документов, количеству структурных подразделений и филиалов, на территории которых планируется провести автоматизацию ввода. Формируются конкретные задачи и цели внедряемого решения.

В случае необходимости проводится пилотный проект на ограниченном количестве документов с настройкой автоматической обработки определенного вида документов.

Разработка программного обеспечения, настройка форм, шаблонов и определений для системы распознавания ABBYY FlexiCapture. Этот этап проводится командой разработчиков CORRECT, при этом требуются комментарии по специфике работы от специалиста со стороны заказчика.

Пуско-наладка и интеграция программного обеспечения производится на оборудовании заказчика, а в случае аутсорсинга - с привлечением возможностей CORRECT. Выбор между внедрение и аутсорсингом остается за заказчиком и может зависеть от различных причин. Специалистами CORRECT на начальных этапах проекта просчитывается и обосновывается целесообразность использования той или иной технологии автоматизации. CORRECT является оператором персональных данных и обеспечивает сохранность предоставляемой информации в случае аутсорсинговой обработки. При необходимости заключается договор о неразглашении информации (NDA).

Тестирование внедренного проекта производится при участии сначала только специалистов CORRECT, а затем представителей обеих сторон – и заказчика, и исполнителя. На этом этапе тестируются, дорабатываются и «оттачиваются» определения и методы работы с системой.

Обучение пользователей / сотрудников Заказчика. На данном этапе разрабатываются инструкции для пользователей системы, проводится обучение операторов и бухгалтеров, которым предстоит работать с внедренным решением. В случае аутсорсинга задействованность в этом этапе сотрудников заказчика не требуется, либо минимальна.

Запуск в эксплуатацию проводится на протяжении некоторого времени, начиная с небольшого объема документов, до момента полной автоматической обработки всего потока документов.

После внедрения решения возможна организация технической поддержки проекта. Поддержка актуальна в случаях, когда требуются регулярные доработки по видам и формам документов, подключения новых форм обработки документов, корректировок проекта под меняющиеся условия работы внутри компании заказчика.

Интеграция решений CORRECT с текущими учетными системами компании.

Внедряемое решение должно органично вписаться в архитектуру предприятия и быть частью общего процесса. Поэтому важным моментом при настройке системы ввода и обработки данных является интеграция с уже существующими в компании системами. Полученные из бумажных оригиналов данные могут быть выгружены в любую целевую систему – 1C, SAP, Axapta.

Выгрузка в 1С производится посредством XML-обмена, либо веб сервисов. Данные загружаются в объекты «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг», «Счет-фактура полученный» и т.д. программы 1С, в зависимости от необходимости. После выгрузки документы становятся доступными для проводки.

Выгрузка в SAP производится в формате IDoc (Intermediate Document), который применяется для передачи электронных данных между SAP и другими системами.

Выгрузка в Axapta возможна через веб сервисы, либо промежуточные базы обмена данными.

Возможна программная интеграция со справочниками системы (такими как номенклатурные справочники, справочники контрагентов и т.д.) как на этапе распознавания документа, так и на этапе верификации (для сверки распознанных данных), а также в аутсорсинговых проектах (справочники подключаются к станциям операторов).

ВЫГОДЫ И ПРЕИМУЩЕСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ ВВОДА ДОКУМЕНТОВ:

Экономия времени. Повышение скорости ввода и обработки документов, минимизировано время поступления документов в учетную систему.
Надежное хранение данных. Устранение риска утраты данных при хранении на отдельных серверах.
Экономия средств. Снижение стоимости обработки страницы документа, сокращение стоимости трудовых ресурсов за счет разделения низко- и высококвалифицированного труда.
Снижение нагрузки на специалистов. Централизация ввода с созданием единого центра обработки данных и с распределением обязанностей между сотрудниками ведет к более рациональному использованию трудовых ресурсов.
Высокая точность данных. Уменьшение количества ошибок ввода (опечатки) в 5 и более раз за счет исключения монотонного ввода с клавиатуры, уменьшение ошибок при оформлении документов.
Оперативный доступ к документам. Становится актуальным при наличии филиалов, структурных подразделений, скан-копии документов хранятся в электронном виде на сервере и могут использоваться уполномоченными удаленными сотрудниками.

преимущества и выгоды:

Экономия времени
Надежное хранение данных
Экономия средств
Снижение нагрузки на специалистов
Высокая точность данных