Обработка финансовых документов
Поток бумажных финансовых документов по поставкам товаров в ритейловых сетях очень велик. И именно это условие заставляет руководство компаний подумать об усовершенствовании системы документооборота, автоматизации части процессов. Это необходимо для того, чтобы сократить время, требуемое для обработки документов со вводом их в электронную систему учета.
В настоящее время многие компании стремятся перевести документооборот в электронный вид. Но на данном этапе развития технологий в нашей стране полностью отказаться от использования бумажных документов невозможно, всё ещё большая часть компаний работают с бумажными документами. В рамках ритейла - это огромное количество счетов, товарных накладных и счет-фактур в бумажном виде.
Решение - автоматизированный перевод финансовых документов в электронный вид.
Путем потокового сканирования бумажные документы оцифровываются, затем распознаются, данные вносятся в учетную систему, а скан-копии помещаются в электронное хранилище. Весь процесс происходит автоматически, при минимальном участии человека.
Процесс ввода документов в систему с использованием решения CORRECT выглядит следующим образом:
Товарные накладные, счета, счета-фактуры, акты и другие документы, подлежащие обработке сотрудниками бухгалтерии, сканируются в потоковом режиме. Этот этап может выполняться на местах или централизованно, что зависит от конкретных условий работы в компании.
Отсканированные копии документов отправляются на сервер автоматического распознавания для извлечения из них значимой информации. Этот этап выполняется на базе специализированного программного обеспечения ABBYY FlexiCapture без участия людей. Автоматическое распознавание настраивается в процессе интеграции решения под каждый конкретный документ, точность полученных данных достигает показателя 100%, и может зависеть от вида документа (структурированность, однотипность формирования) и от отображения документа (качество сканирования, наличие печатей, перекрывающих символы и т.д.)
Часть отсканированных документов может потребовать визуального просмотра оператором и корректировки. Это этап называется верификацией. К верификации предлагаются документы, содержащие неоднозначно распознанные символы – плохо отсканированные, перекрытые печатью, спорный вариант буква/цифра и др. А также этап верификации предполагает работу по сверке извлеченных данных о товарах и организациях со справочниками учетной системы компании. Посимвольную верификацию и сопоставление номенклатур, которые не вызывают сложности при подстановке из справочника, могут выполнять низкоквалифицированные сотрудники. В случаях, когда выбор вызывает сложности, верификация передается высококвалифицированным сотрудникам – бухгалтерам. Это самый оптимальный вариант работы, позволяющий экономить трудовые и временные ресурсы, достигая при этом самых высоких показателей точности данных.
Верифицированные данные выгружаются в файлы заданного формата и передаются в учетную систему. Теперь они становятся доступны для дальнейшей обработки – выполняются бухгалтерские операции, оплачиваются счета и т.д. А отсканированный образ документа помещается в электронное хранилище и доступен для просмотра в любой момент времени.
ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ:
Обследование и сбор информации, составление технического задания. Заказчик предоставляет данные по объему документооборота, виду используемых документов, количеству структурных подразделений и филиалов, на территории которых планируется провести автоматизацию ввода. Формируются конкретные задачи и цели внедряемого решения.
В случае необходимости проводится пилотный проект на ограниченном количестве документов с настройкой автоматической обработки определенного вида документов.
Разработка программного обеспечения, настройка форм, шаблонов и определений для системы распознавания ABBYY FlexiCapture. Этот этап проводится командой разработчиков CORRECT, при этом требуются комментарии по специфике работы от специалиста со стороны заказчика.
Пуско-наладка и интеграция программного обеспечения производится на оборудовании заказчика, а в случае аутсорсинга - с привлечением возможностей CORRECT. Выбор между внедрение и аутсорсингом остается за заказчиком и может зависеть от различных причин. Специалистами CORRECT на начальных этапах проекта просчитывается и обосновывается целесообразность использования той или иной технологии автоматизации. CORRECT является оператором персональных данных и обеспечивает сохранность предоставляемой информации в случае аутсорсинговой обработки. При необходимости заключается договор о неразглашении информации (NDA).
Тестирование внедренного проекта производится при участии сначала только специалистов CORRECT, а затем представителей обеих сторон – и заказчика, и исполнителя. На этом этапе тестируются, дорабатываются и «оттачиваются» определения и методы работы с системой.
Обучение пользователей / сотрудников Заказчика. На данном этапе разрабатываются инструкции для пользователей системы, проводится обучение операторов и бухгалтеров, которым предстоит работать с внедренным решением. В случае аутсорсинга задействованность в этом этапе сотрудников заказчика не требуется, либо минимальна.
Запуск в эксплуатацию проводится на протяжении некоторого времени, начиная с небольшого объема документов, до момента полной автоматической обработки всего потока документов.
После внедрения решения возможна организация технической поддержки проекта. Поддержка актуальна в случаях, когда требуются регулярные доработки по видам и формам документов, подключения новых форм обработки документов, корректировок проекта под меняющиеся условия работы внутри компании заказчика.
ИНТЕГРАЦИЯ РЕШЕНИЙ CORRECT С ТЕКУЩИМИ УЧЕТНЫМИ СИСТЕМАМИ КОМПАНИИ.
Внедряемое решение должно органично вписаться в архитектуру предприятия и быть частью общего процесса. Поэтому важным моментом при настройке системы ввода и обработки данных является интеграция с уже существующими в компании системами. Полученные из бумажных оригиналов данные могут быть выгружены в любую целевую систему – 1C, SAP, Axapta.
Выгрузка в 1С производится посредством XML-обмена, либо веб сервисов. Данные загружаются в объекты «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг», «Счет-фактура полученный» и т.д. программы 1С, в зависимости от необходимости. После выгрузки документы становятся доступными для проводки.
Выгрузка в SAP производится в формате IDoc (Intermediate Document), который применяется для передачи электронных данных между SAP и другими системами.
Выгрузка в Axapta возможна через веб сервисы, либо промежуточные базы обмена данными.
Возможна программная интеграция со справочниками системы (такими как номенклатурные справочники, справочники контрагентов и т.д.) как на этапе распознавания документа, так и на этапе верификации (для сверки распознанных данных), а также в аутсорсинговых проектах (справочники подключаются к станциям операторов).
ВЫГОДЫ И ПРЕИМУЩЕСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ ВВОДА ДОКУМЕНТОВ:
-
Экономия времени. Повышение скорости ввода и обработки документов, минимизировано время поступления документов в учетную систему.
-
Надежное хранение данных. Устранение риска утраты данных при хранении на отдельных серверах.
-
Экономия средств. Снижение стоимости обработки страницы документа, сокращение стоимости трудовых ресурсов за счет разделения низко- и высококвалифицированного труда.
-
Снижение нагрузки на специалистов. Централизация ввода с созданием единого центра обработки данных и с распределением обязанностей между сотрудниками ведет к более рациональному использованию трудовых ресурсов.
-
Высокая точность данных. Уменьшение количества ошибок ввода (опечатки) в 5 и более раз за счет исключения монотонного ввода с клавиатуры, уменьшение ошибок при оформлении документов.
-
Оперативный доступ к документам. Становится актуальным при наличии филиалов, структурных подразделений, скан-копии документов хранятся в электронном виде на сервере и могут использоваться уполномоченными удаленными сотрудниками.
преимущества и выгоды:
-
Экономия времени
-
Надежное хранение данных
-
Экономия средств
-
Снижение нагрузки на специалистов
-
Высокая точность данных
