Ответственное архивное хранение анкет и договоров

Страховые компании получают и сохраняют огромное количество бумажных документов – договоров, анкет страхования. Весь объем документов, подлежащих хранению, может занимать довольно большие площади.

Под хранение документов требуется обустраивать специальные помещения с соответствующими условиями (температура, влажность, защита конфиденциальной информации), с составлением описей и отслеживаем обращения к архиву. А по истечении сроков хранения документов их нужно уничтожить в соответствии с правилами.

На содержание архива бумажных документов требуются немалые затраты. К тому же, низкая скорость обращения к документам в случае необходимости, существующая вероятность потери документов, необходимость обучать и содержать сотрудников, следящих за архивом, делает систему хранения и доступа сложной и дорогостоящей.

РЕШЕНИЕ:

Решить задачу хранения можно организовав хранилище документов за пределами территории Вашей компании.

CORRECT предлагает полный комплекс услуг по ответственному хранению данных на своей территории, организации электронного архива, уничтожению документов.

КАК ЭТО ПРОИСХОДИТ:

Компания-заказчик получает расходные материалы для начала работы с документами (короба CORRECT для упаковывания), после чего документы складываются в эти короба и готовы к транспортировке. Процесс доставки может быть реализован силами самой компании, или привлечены мощности CORRECT. 

Упакованные документы вывозятся от Заказчика и размещаются в хранилищах. Во время хранения документов Заказчик может сделать запрос на доставку определенных документов, запрос на предоставление скан-копий документов (если электронный архив не был реализован), запрос на конфиденциальное уничтожение документов – все эти запросы со стороны CORRECT выполняются в кратчайшие сроки с максимальной эффективностью.

Дополнительно нами предоставляются услуги по маркировке, составлению текстового описания и фотокаталогов коробов, а также проведение экспертизы ценности документов.

• Маркировка документов предполагает наклеивание на все документы штрих-кодов с прикреплением номера к определенному коробу. Считывание кодов специальными устройствами позволит в дальнейшем легко находить документы в архиве, а также определять назначение содержимого короба. 
• Создание фотокаталога подразумевает фотографирование документов, укладываемых в каждый короб, с созданием текстового описания содержимого.
• Экспертиза ценности предполагает оценку сроков хранения документов в соответствии с законодательством.

Помимо физического хранения бумажных документов, компания CORRECT предлагает организацию системы электронного архива.

ВЫГОДЫ И ПРЕИМУЩЕСТВА ХРАНЕНИЯ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ В CORRECT:

Надежное хранение данных. Хранение на территории CORRECT предполагает ответственность за сохранность всей предоставленной документации.

Экономия средств. Не требуется организовывать пространство для собственных архивов, нанимать сотрудников для обслуживания архива.

преимущества и выгоды:

• Надежное хранение данных
• Экономия средств