Сопоставление номенклатур в документах

Автоматическое сопоставление номенклатур подразумевает сравнение данных с товарных накладных и счетов-фактур с базой данных справочника учетной системы, при реализации проектов по автоматическому вводу и обработке бумажных финансовых документов.

• Когда требуется выбрать контрагента из большого списка, программный модуль автоматически производит выбор на основе распознанных данных.
• Когда требуется подобрать номенклатуру товара или услуги из справочника учетной системы, программный модуль автоматически ищет наиболее подходящую строку данных, используя специальные алгоритмы подбора.

ЗАДАЧА:

Сопоставление номенклатур бухгалтеру приходится производить ежедневно, при работе со всеми документами, которые он вводит в систему учета. В любом документе нужно сопоставить юридическое лицо по наименованию или ИНН с базой данных контрагентов, позиции из табличной части товарной накладной нужно сопоставить с базой существующих номенклатур и добавить в справочник новые, если их там не оказалось и т.д.

Даже если в компании уже внедрен процесс автоматического ввода документов - сопоставление номенклатур со справочниками учетной системы всё еще остаётся рутинной задачей бухгалтеров.

РЕШЕНИЕ:

Процесс ручной сверки номенклатур можно оптимизировать, переложить монотонные операции по сопоставлению на программное обеспечение.

Сопоставление номенклатур подразумевает подбор значения из справочника в автоматическом режиме. В обозначениях может встречаться перестановка букв и слов местами, опечатки, применение как строчных, так и заглавных букв в одних и тех же наименованиях, товары могут быть обозначены синонимами при сохранении одного и того же артикула. Все эти вероятные ошибки могут быть учтены при автоматической сверке, программное обеспечение подбирает строку из справочника, наиболее соответствующую товарной позиции. Понятно, что идентичные посимвольно строки подбираются программным комплексом без возникновения каких-либо проблем. А если совпадение нечеткое – подбирается несколько наиболее вероятных вариантов, бухгалтер выбирает нужную строку, а система при этом «обучается», то есть следующее появление подобной позиции уже будет однозначно интерпретировано системой. С каждым новым документом, необходимости помогать подбору номенклатур становится все меньше.

ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ:

Разработка системы сверки номенклатур проводится совместно с реализацией автоматического ввода документов на этапе разработки. При этом, этапы внедрения системы будут выглядеть примерно так:

Обследование и сбор информации, составление технического задания. Заказчик предоставляет данные по объему документооборота, виду используемых документов, количеству структурных подразделений и филиалов, на территории которых планируется провести автоматизацию ввода. Формируются конкретные задачи и цели внедряемого решения. Предоставляется информация о существующих справочниках компании, на основании этих данных будет формироваться задание на сверку номенклатур.

В случае необходимости проводится пилотный проект на ограниченном количестве документов с настройкой автоматической обработки определенного вида документов.

Разработка программного обеспечения, настройка форм, шаблонов и определений для системы распознавания ABBYY FlexiCapture. Этот этап проводится командой разработчиков CORRECT, при этом могут потребоваться комментарии по специфике работы от специалиста со стороны заказчика, в частности структура и организация справочников подстановки для разработки алгоритма сверки номенклатур.

Пуско-наладка и интеграция программного обеспечения производится на оборудовании заказчика или с привлечением ресурсов CORRECT. В первом случае производится внедрение системы в компании заказчика, во втором случае работы будут производиться на базе аутсорсинга. Выбор способа работы с решением остается за заказчиком и может зависеть от различных причин. Компания заказчика либо предоставляет данные справочников подстановки в распоряжение удаленных операторов центра обработки данных CORRECT, либо модуль сверки номенклатур внедряется на мощностях заказчика, где с ним работают собственные сотрудники. CORRECT является оператором персональных данных и обеспечивает сохранность предоставляемой информации в случае аутсорсинговой обработки. При необходимости заключается договор о неразглашении информации (NDA).

Тестирование внедренного проекта производится при участии обеих сторон – и заказчика, и исполнителя. На этом этапе тестируются, дорабатываются и «оттачиваются» определения и методы работы с системой.

Обучение пользователей / сотрудников. На данном этапе разрабатываются инструкции для пользователей системы, проводится обучение операторов и бухгалтеров, которым предстоит работать с внедренным решением. В случае аутсорсинга задействованность в этом этапе сотрудников заказчика минимальная.

Запуск в эксплуатацию проводится на протяжении некоторого времени, начиная с небольшого объема документов, до момента полной автоматической обработки всего потока документов.

После внедрения решения возможна организация технической поддержки проекта. Поддержка актуальна в случаях, когда требуются регулярные доработки по новым видам и формам документов, подключения новых определений обработки документов, корректировок проекта под меняющиеся условия работы внутри компании заказчика.

Интеграция решений CORRECT с текущими учетными системами компании.

Внедряемое решение должно органично вписаться в архитектуру предприятия и быть частью общего процесса. Поэтому важным моментом при настройке системы ввода и обработки данных является интеграция с уже существующими в компании системами. Полученные из бумажных оригиналов данные могут быть выгружены в любую целевую систему – 1C, SAP, Axapta.

Выгрузка в 1С производится посредством XML-обмена, либо веб сервисов. Данные загружаются в объекты «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг», «Счет-фактура полученный» и т.д. программы 1С, в зависимости от необходимости. После выгрузки документы становятся доступными для проводки.

Выгрузка в SAP производится в формате IDoc (Intermediate Document), который применяется для передачи электронных данных между SAP и другими системами.

Выгрузка в Axapta возможна через веб сервисы, либо промежуточные базы обмена данными.

Возможна программная интеграция со справочниками системы (такими как номенклатурные справочники, справочники контрагентов и т.д.) как на этапе распознавания документа, так и на этапе верификации (для сверки распознанных данных), а также в аутсорсинговых проектах (справочники подключаются к станциям операторов).

ВЫГОДЫ И ПРЕИМУЩЕСТВА РЕШЕНИЯ:

• Экономия времени. Повышение скорости ввода и обработки документов, минимизировано время поступления документов в учетную систему.

• Высокая скорость обработки документов и данных за счет распределения ручного труда сотрудников на программное обеспечение.

• Экономия средств. Снижение стоимости обработки страницы документа, сокращение стоимости трудовых ресурсов за счет разделения низко- и высококвалифицированного труда.

• Высокая точность данных. Уменьшение количества ошибок ввода (опечатки) в 5 и более раз за счет исключения монотонного ввода с клавиатуры, уменьшение ошибок при оформлении документов.

• Повышение производительности труда. Централизация ввода с созданием единого центра обработки данных и с распределением обязанностей между сотрудниками ведет к более рациональному использованию трудовых ресурсов.

преимущества и выгоды:

• Экономия времени
• Высокая скорость обработки документов и данных
• Экономия средств
• Высокая точность данных
• Повышение производительности труда

РЕАЛИЗОВАННЫЕ ПРОЕКТЫ ПО ДАННОМУ РЕШЕНИЮ:

• Подробнее