Учет товарных сертификатов

Целями процесса управлением товарными сертификатами являются:

• контроль за сроком истечения действия сертификата;
• отслеживание наличия сертификата;
• доступность сертификата для предоставления покупателю или контролирующим инстанциям по запросу.

Без автоматизации процесс документооборота при обработке товарных сертификатов происходит следующим образом:

• Сотрудник сканирует бумажные оригиналы сертификатов;
• Сотрудник вручную вводит данные в реестр сертификатов в xls-файл;
• Бумажные оригиналы документов складываются в архив.

Подобным образом процесс организован в каждом подразделении или торговой точке, скан-образы сертификатов хранятся в папках на ПК и передаются между сотрудниками подразделений.

CORRECT предлагает внедрение решения, позволяющего автоматизировать описанный выше процесс учета товарных сертификатов, в том числе:

• контроль наличия сертификатов;
• сроки действия сертификатов;
• организовать доступ к сертификату (в том числе параллельный) и пр.

Процесс учета товарных сертификатов после внедрения решения будет состоять из следующих действий:

Товарные сертификаты потоково сканируются с помощью станции сканирования CORRECT или другого программного обеспечения;

Отсканированные изображения передаются на сервер обработки данных и распознаются программным обеспечением ABBYY FlexiCapture;

Возможно распознавание следующих атрибутов товарных сертификатов:

• номер сертификата;
• наименование продукции;
• коды по ОКП и ТН ВЭД (если продукция импортная);
• изготовитель продукции и адрес производителя;
• заявитель с адресом и телефоном;
• контракт/инвойс на закупку продукции (если заявитель не является изготовителем);
• номер протокола испытаний/санитарно-эпидемиологического заключения (если они были необходимы для выпуска сертификата соответствия и декларации о соответствии);
• сроки действия сертификата.

Данный список атрибутов носит общий характер и может изменяться в зависимости от потребностей Клиента.

Данные верифицируются (проверяются на правильность) и передаются в учетную систему компании, а отсканированные изображения сертификатов отправляются в электронный архив для хранения.

Преимущества применения автоматизированного учета сертификатов:

• Сохранность данных;
• Параллельный доступ к сертификатам из всех структурных подразделений;
• Простота доступа и поиска нужных сертификатов по атрибутам;
• Максимально удобные условия для своевременного обновления просроченных сертификатов.

Если вам интересны услуги по автоматическому учету товарных сертификатов, свяжитесь с отделом продаж через форму обратной связи или по электронной почте, указанной в контактах.

преимущества и выгоды:

• Надежное хранение данных
• Повышение производительности труда